Cet article explique comment gérer la vue Invoice audit dans Pagero Online. Invoice audit permet de gérer les factures reçues à l'aide de validations prédéfinies. Il permet également la communication entre l'acheteur et le fournisseur sur des factures spécifiques pour la résolution des problèmes et la gestion des erreurs
Table des matières
1. Accéder et naviguer dans la vue Invoice Audit
La vue Invoice Audit est disponible dans le menu supérieur, une fois connecté dans Pagero Online.
Une fois que vous aurez accédé à la vue Invoice Audit, deux sections vous seront présentées. Vous pouvez basculer entre elles en utilisant le menu supérieur.
- Boîte de réception affiche différents statuts concernant vos documents entrants.
- Paramètres vous permet de modifier les validations effectuées sur les factures affichées dans la section Boîte de réception.
2. Boîte de réception
Dans la vue Boîte de réception, vous pouvez consulter à tout moment les factures reçues par votre entreprise qui sont stockées dans Pagero Online.
Interface
Les documents répertoriés dans cette vue affichent les informations suivant:- Statut d'audit: est utilisé pour organiser vos factures et peut être New, pour les nouvelles factures, Investigation, pour les factures qui nécessitent une enquête plus approfondie avant d'être payées, Bin, pour les factures que vous ne souhaitez plus gérer, et Inbox, pour toutes les autres factures.
- Date d'échéance: La dernière date à laquelle la facture peut être payée.
- Fournisseur: Le fournisseur des biens et services.
- Date de la facture: Lorsque la facture a été émise.
- Numéro de la facture
- Vérifier: est utilisé en interne pour indiquer si une facture est OK ou With Remarks.
- Validation: Indique si une facture réussit les validations configurées dans la section Paramètres. Cela peut être correct si la facture passe toutes les validations ou, selon le type de problèmes de validation, cela peut être non-monetary et monetary.
- Statut de l'entreprise: Il'sagit d'un statut utilisé pour partager des mises à jour entre le fournisseur et l'acheteur. Des examples de statuts de l'entreprise incluent: Acknowledge, In process, Rejected, Approved, ou Paid. Si aucun statut de l'entreprise n'est choisi, la facture affichera No status.
- Numéro de client
- Livraison: Indique si la facture est On hold dans la vue Invoice Audit ou a été envoyée à votre ERP. Cette fonction nécessite une intégration particulière avec votre ERP pour être mise en place.
- Temps de création: Affiche l'heure à laquelle la facture est arrivée à Pagero Online.
- Send Mode: Production, Certification, ou Test mode. Vous pouvez trouver plus d'informations sur ces modes dans notre Invoice Portal guide (section 11).
- Utilisateur désigné: La dernière colonne affiche le membre de votre équipe qui a été chargé de gérer chaque facture.
Détails
En cliquant sur l'un des documents listés, un nouveau panneau apparaîtra à droite de l'écran, affichant des informations plus détaillées à son sujet.
- Détails: affiche les informations de la vue principale ainsi que des détails supplémentaires, tels que les montants de la facture et Détails sur la divergence. Ici, vous pouvez également effectuer des tâches supplémentaires: Examiner & attribuer, Re-validate et modifier le Delivery, et Business status. Enfin, vous pouvez également trouver les Pièces jointes de la facture et l'historique d'Invoice Audit.
Si vous cliquez sur Plus de détails dans la section Détails sur la divergence , une nouvelle fenêtre s'affichera avec les résultats de la validation.
Si vous cliquez sur statut d'audit, vous pouvez choisir entre différents statuts utilisés en interne pour organiser votre travail.
Le menu déroulant Select assignee vous permet de choisir un membre de votre équipe à qui assigner la gestion de la facture.
Le Status de l'entreprise dans le menu déroulant vous permet de communiquer avec votre fournisseur en utilisant différents statuts et d'envoyer un message à l'adresse émail spécifiée dans la case Envoyer à .
Enfin, la case Deliver to ERP vous permet d'envoyer votre facture à votre système ERP lorsque vous avez mis en place une intégration.
La fonction Re-validate vous permet d'appliquer manuellement les validations configurées dans votre compte à une facture spécifique. Cette option peut être utilisée après des modifications dans les paramètres de validation.
Filtres & Export
Au-dessus des documents listés, vous trouverez la section des filtres, qui vous permettra de trouver facilement un document spécifique. L'interface consiste en:
- Barre de recherche: vous permet de taper le numéro du document ou le nom de l'entreprise émettrice/réceptrice pour trouver une facture spécifique ou toutes les factures de cette entreprise.
- Statut d'audit menu déroulant: vous permet de filtrer le Statut d'audit.
- Le bouton export est utilisé pour exporter toutes les informations concernant les factures affichées à un moment précis. Lorsque vous cliquez, une fenêtre contextuelle apparaît pour vous permettre de sélectionner le type de fichier et le nom de votre export.
- L'icône de Disposition peut être cliquée pour afficher un menu où vous pouvez sélectionner les différentes colonnes affichées dans la Boîte de réception.
- Des filtres supplémentaires peuvent être affichés dans une fenêtre latérale en cliquant sur le bouton Tous les filtres à droite.
3. Paramètres
Dans Paramètres, vous pourrez modifier les validations et les options présentes dans la section Boîte de réception. Cette section est divisée en quatre sous-sections: Réglages généraux, Validation de base, Validations des prix des articles, et Validations du fret.
Réglages généraux
Cette sous-section vous permet de modifier le fonctionnement global d'Invoice audit.
- Le bouton Paramètres d'audit généraux ouvre une fenêtre distincte où vous pouvez décider de l'acceptation des factures et des conditions affectant les factures affichées dans l'onglet Boîte de réception. Tous les paramètres peuvent être activés ou désactivés en utilisant les bouton situés en haut à droite de chaque section.
- Le menu Fournisseurs sélectionnés vous permet de selectionner les fournisseurs des factures affichées dans la section Boîte de réception.
- L'onglet Notifications est utilisé pour configurer les notifications générées par Invoice audit.
Validation de base
Cette section contient quatre paramètres de base utilisés pour vérifier les problèmes courants tels que les doublons de factures et les erreurs de sommation.
Validations des prix des articles
Ces paramètres sont utilisés pour valider les prix des articles par rapport aux derniers prix connus ou aux listes de prix qui peuvent être téléchargées manuellement pour chaque fournisseur sélectionné.
- Paramètres de validation contient les différents paramètres de validations des prix qui peuvent être activés.
- Fournisseurs sélectionnés vous permet de sélectionner les fournisseurs qui seront concernés par les validations de prix en place.
- Liste de prix des articles est utilisé pour télécharger des listes de prix. (actuellement en cours de développement)
- Barre de recherche vous permet de taper le numéro du document pour trouver une facture spécifique.
- Afficher uniquement les documents nécessitant une interaction - choisir cette option signifie que seuls les documents en statut En attente d'interaction seront affichés.
Validations du fret
Cette fonctionalité est actuellement en cours de développement. Nous compléterons ce guide dès sa sortie. Restez à l'écoute!