PDF-faktura via e-post

Skapa en e-postdistributionslista i Pagero Online

Innan du kan börja använda tjänsten PDF‐faktura via e‐post, behöver du en lista med e-postadresser till de mottagare som skall ta emot PDF-fakturor. Du kan välja att skapa din lista direkt i Pagero Online, eller så kan du skapa en lista i Excel.

1. Logga in på Pagero Online. I menyn till vänster väljer du Kundregister och E-postdistribution.

Klicka på Lägg till e-postadress.

Skapa_lista_i_PO_Bild_1

2. Ange kundnummer samt e-postadress och klicka på Spara.

Skapa_lista_i_PO_Bild_2

3. Du kan nu se att kundnumret och e-postadressen sparats till din lista.

Skapa_lista_i_PO_Bild_3

 

Skapa en e-postdistributionslista i Excel

1. Starta Excel och börja med att skapa två kolumner. Kolumnerna skall ha varsin rubrikrad och namnen på rubrikerna skall vara ”customer_number” och ”email”.

Därefter kan du börja skriva in de kundnummer samt e-postadresser, som du vill kunna skicka PDF-fakturor till.

Skapa_egen_lista_Bild_1

Om du har flera kundnummer för en och samma e‐postmottagare skall du skriva de olika kundnumren på varsin rad och ange samma e‐postadress för vardera kundnumret.

OBS! Det är endast möjligt att ange en (1) e-postadress per kundnummer.

2. När du är klar, väljer du att spara din fil.

OBS! För att kunna ladda upp din e-postdistributionslista till Pagero Online, måste du spara filen i formatet CSV.

Skapa_egen_lista_Bild_2

Nu är du klar att ladda upp din lista till Pagero Online.

3. Logga in på Pagero Online.

I menyn till vänster väljer du Kundregister och E-postdistribution.

Klicka på: Importera e-postadresser.

Skapa_egen_lista_Bild_3

4. Klicka på Bläddra och välj den fil som du vill ladda upp.

Därefter klickar du på Ladda Upp och Tillbaka.

Skapa_egen_lista_Bild_4

5. Du kan nu se din e-postdistributionslista i Pagero Online och är redo att börja skicka PDF-fakturor till dina mottagare.

Skapa_egen_lista_Bild_5

 

Hur du ändrar i din e-postdistributionslista

1. Logga in på Pagero Online.

I menyn till vänster väljer du Kundregister och E-postdistribution.

Skapa_egen_lista_Bild_5

2. Du kan välja att ändra i din befintliga lista här. Till exempel kan du lägga till nya e-postadresser genom att klicka på Lägg till e-postadress.

Du kan också välja att ändra på en befintlig, genom att klicka på Edit, eller radera en e-postadress helt genom att klicka på Ta bort.

Andra_i_din_lista_Bild_2_Punkt_2

3. Om din adresslista är lång, kan det vara lättare att arbeta med den i Excel. För att kunna arbeta med din lista i Excel, måste du först exportera listan till Excel.

Detta gör du genom att du klickar på Exportera till Excel.

Klicka på OK.

Andra_i_din_lista_Bild_3_Punkt_3

4. I Excel kan du lägga till, ändra eller ta bort befintliga kundnummer och adresser. Om du vill till nya kundnummer eller adresser, gör du det lättast genom att lägga till fler rader i din lista.

Om du vill ändra på en befintlig adress eller kundnummer, kan du klicka i den cellen du vill ändra i och göra dina ändringar.

Vill du ta bort ett kundnummer och en adress helt, markerar du en hel rad, högerklickar och väljer Ta bort.

Här har vi lagt till nya adresser.

Ändra_i_din_lista_Bild_4_Punkt_4

5. När du är klar, väljer du att spara din fil.
Observera att filformatet skall vara CSV.

Ändra_i_din_lista_Bild_5_Punkt_5

6. Om Excel vill att du bekräftar att du vill spara i formatet CSV, klickar du på JA.

Ändra_i_din_lista_Bild 6_Punkt_6

7. Nu kan du öppna din uppdaterade e-postdistributionslista i Pagero Online, genom att klicka på: Importera e-postadresser. Klicka på Bläddra och välj den fil du vill ladda upp till Pagero Online, genom att klicka på Öppna. Klicka på Ladda upp och Tillbaka.

Ändra_i_din_lista_Bild_7_Punkt_7

8. Nu kan du se din e-postdistributionslista i Pagero Online.

Ändra_i_din_lista_Bild_8_Punkt_8

 

Sök kunder

För att snabbt hitta en kund i din e-postdistributionslista, kan du söka på e-postadresser eller kundnummer. Ange sökord/siffror och tryck enter.

Sök_kunder_bilden

Skicka PDF-fakturor via e-post

Skapa och skicka din faktura som vanligt i Pagero Web Portal eller i ditt ekonomi‐/affärssystem. I Pagero Online sorteras fakturorna automatiskt och skickas i PDF‐format via e‐post till de mottagare som önskar ta emot fakturor på detta sätt.

Mottagarens e-postmeddelande

E‐postmeddelandet som mottagaren får har följande text i ämnesraden: “PDF‐faktura från [Namn på det företag som skickar fakturan]” och e‐postmeddelandet innehåller följande text:

___

Kära Kund,

Bifogat i detta e-postmeddelande hittar du ett PDF-dokument som innehåller en faktura från [Namn på det utställande företaget] med följande innehåll:

Fakturanummer:

Fakturerat belopp:

Betalningsdatum:

Om du har frågor angående denna faktura, vänligen skicka ett e-postmeddelande till [e-postadress till utställande bolag].

Med Vänlig Hälsning,

[Namnet på utställande företag]

[Avdelning på utställande bolag]

___

Om inget språk angivits i fakturan som skickas till Pagero Online kommer e‐postmeddelandet att skickas på det språk som det utställande företaget har inställt i Pagero Online.

Studshantering

Om en PDF‐faktura som skickas via e‐post via Pagero Online inte kan levereras till mottagaren kommer du att få en notifiering om detta till den e‐postadress som är registrerad på företaget under InställningarInställningarFöretagsinställningarAllmänt i Pagero Online. Logga in i ditt konto I Pagero Online och klicka på Mina dokumentHantera felaktiga dokument i menyn till vänster. Den studsade fakturan visas längst ned på sidan.

PDF-faktura_via_e-post_2

Klicka på e‐fakturaraden för att se detaljer om fakturan.

Längst ned på sidan finns en ruta under rubriken Mottagarens e‐postadress där du kan skriva in en alternativ e-postadress och skicka om fakturan till mottagaren. Skriv den alternativa e‐postadressen i rutan och klicka på Skicka om dokument för att skicka fakturan igen.

OBS! Den alternativa e‐postadressen kommer inte sparas i din e‐postadresslista. Vill du att den nya e-postadressen skall ersätta den gamla behöver du ladda upp en ny e‐postadresslista enligt kapitlet ”Ladda upp e-postadresslista” ovan.

Var denna artikel till hjälp?
0 av 1 tyckte detta var till hjälp
Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer

0 kommentarer

Artikeln är stängd för kommentarer.