PDF-faktura via e-post

 

Last opp e-postadresseliste

Før du kan begynne å bruke tjenesten PDF-faktura via e-post må du laste opp en liste i Pagero Online med kundenummer og e-postadresser til de mottakerne som skal ta imot PDF-fakturaer.

Logg inn i Pagero Online og klikk på Innstillinger – E-postdistribusjon i menyen til venstre. Last opp din liste ved å klikke på Bla… og deretter Last Opp.

OBS! Listen du laster opp skal være i CSV-format med en kolonne for kundenummer og en for e-postadresser.

Kolonnene skal ha hver sin overskrift og navnet på overskriftene skal være “customer_number” og “email”. Denne informasjonen finnes også tilgjengelig på siden hvor du laster opp listen din. Hvis du har flere kundenummer for en og samme e-postmottaker skal du skrive de ulike kundenumrene på hver sin linje og angi samme e-postadresse for hvert kundenummer. OBS! Det er kun mulig å oppgi en (1) e-postadresse per kundenummer.

På siden kan du laste ned en eksempelfil som viser hvordan listen skal se ut.

PDF-faktura_via_e-post_1

Oppdater din opplastede e-postadresseliste

Hvis du vil oppdatere den opplastede e-postlisten din må du laste opp en helt ny liste i Pagero Online i henhold til avsnittet ”Last opp e-postliste” ovenfor. OBS! Når du laster opp en ny liste erstatter du alle opplysninger i den forrige listen.

Send PDF-faktura via e-post

Opprett og send din faktura som vanlig i Pagero Web Portal eller i ditt økonomi/forretningssystem. I Pagero Online sorteres fakturaene automatisk og sendes i PDF-format via e-post til de mottakere som ønsker å ta imot fakturaer på denne måten.

Mottakerens e-postmelding

E‐postmeldingen som mottakeren får har følgende tekst i emnefeltet: “PDF-faktura fra [Navn på bedriften som sender fakturaen]” og e-postmeldingen inneholder følgende tekst:

___

Kjære Kunde,

Vedlagt i denne e-posten finner du et PDF-dokument som inneholder en faktura fra [navn på den utstedende bedriften] med følgende innhold:

Fakturanummer:

Fakturert beløp:

Betalingsdato:

Hvis du har spørsmål angående denne fakturaen, vennligst send en e-post til [e-postadresse til utstedende bedrift].

Med Vennlig Hilsen

[Navnet på utstedende bedrift]

[Avdeling på utstedende bedrift]

___

Hvis ikke annet språk er angitt i fakturaen som sendes til Pagero Online kommer e-posten til å sendes på det språket den utstedende bedriften har stilt inn i Pagero Online.

Returhåndtering

Hvis en PDF‐faktura som sendes på e-post via Pagero Online ikke kan leveres til mottakeren, vil du få en varsling om dette på den e-postadressen som er registrert til bedriften under Innstillinger – Innstillinger – Bedriftsinnstillinger – Generelt i Pagero Online. Logg inn på din konto i Pagero Online og klikk på Mine Dokumenter – Håndter feilaktige dokumenter i menyen til venstre. Den returnerte fakturaen vises nederst på siden.

PDF-faktura_via_e-post_2

Klikk på e-fakturalinjen for å se detaljer om fakturaen.

Nederst på siden er det en rute med overskriften Mottakerens e-postadresse hvor du kan skrive inn en alternativ e-postadresse og sende fakturaen på nytt til mottakeren. Skriv inn den alternative e-postadressen og klikk på Send dokumentet på nytt for å sende fakturaen igjen.

OBS! Den alternative e-postadressen vil ikke lagres i din e-postadresseliste. Hvis du vil at den nye e-postadressen skal erstatte den gamle må du laste opp en ny adresseliste i henhold til avsnittet “Last opp e-postadresseliste” ovenfor.

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 1 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer

0 kommentarer

Artikkelen er stengt for kommentarer.